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仕事の視点 事務職の異動②

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 事務職間の異動のメリット。
 人によって解釈はバラバラでしょうけれども、私は「会社業務の流れを把握することができるようになる」につきると思います。

 どういうことかと申しますと…
 経理業務を担当したときのことを想像してみて下さい。

経理業務の主な役割は
出納業務:現金や預金の調達・支払い・受取・残高管理など
会計業務:企業の行った取引を、帳簿に記録。決算書の作成
その他:経営分析・各種税金の申告・IRなど
 となります。これらの業務は、主にパソコンを用いて社内の様々なセクションから上がってくる伝票類を処理する形で進められるのが一般的です。

 例えば、「ネジを買ったから、その代金を支払う」という旨の伝票を部門Aから受け取ったとしましょう。価格が高いと問題になっているネジでした。しかし、部門Aの業務の妨げになってはいけないので、しぶしぶ購入を続ける状態が続いています。
 経理業務の守備範囲では、事前に決められた支払い条件に沿って出金し、「少し高いので、価格交渉を進めて下さい」と釘を刺すのが関の山でした。

 ところが、ネジを買った部門Aでは、そのネジは「必要になりそうだから買う」という程度のものでしかなく、「どうしても必要だから買う」物ではありませんでした。しかも悪いことに、隣の部門Bで同じ物が「用途が無いから、そろそろスクラップにしてしまおう」と話しをすすめていたのです。

 これでは、必要ない部品在庫が2倍になってしまいます。これらは当然、課税対象となり、購入代金が無駄になるばかりか、将来的にはスクラップ代金までかかる恐れがあります

 経理は棚卸しをするまでこの事実には殆ど気がつきません。日常業務は書類とパソコンを中心に行われる為、実際に物を動かしている部門の考え方が見えてこないからです。「金だけが無駄にかかった…」と、決算時期に気がついても後の祭りです。

→仕事の視点③へ続く
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