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仕事の視点 経費科目の分類法

「新年会で使った電車代は、交通費か?」という質問は、経費がどのように振替られ、集計されているのかということを理解しないとできない

経理部門は、日々の経済活動がどのように行われているのかを常に管理しているが、その第一歩は、実際に動いたお金と実際に動いた人や物を記載した伝票を起票するところから始まる。
例えば、ネジが必要になったからホームセンターから1,000円分購入してきた。この場合、「ネジ購入」という情報と「1,000円」という情報、他日付や購入先といった情報が盛り込まれた伝票を起こす。現在は、こうした情報を会計システムに入力すれば、あとはシステムが自動的に集計してくれるようになっている。経理部門は、この情報を見ることで、会社の経済活動全体の健全性を分析する。

しかし問題なのは、「ネジを1,000円購入した」という情報だけでは、そのネジを販売目的で購入した物なのか、あるいは何かの修理の為に購入した物なのかが分からないという点だ。この点の区別をしっかり行わないことには、経済活動の健全性を分析することなどできない

この、「区別」を容易にするのが「経費科目」と呼ばれるものであり、具体的には「修繕費」「車両運搬具」「雑費」「交通費」等といったものなのだ。経理部門が分析をする時や財務諸表を作成する時、使ったお金は全てこの経費科目ごとに集計される。そのため、少しでも経費科目を間違えると、経費コントロールが適正に行えなくなってしまうのである。

では、最初の「新年会の電車代」の問いに戻ろう。果たして、この費用の経費科目は何が適正なのか。
経費科目の判断ポイントは、「その費用が何の為に支出され、支出したのは誰なのか」にある。仮に全額会社が負担していたとしよう。忘年会や新年会といった会の場合、その目的は社員間のコミュニケーションを促し、団結力を育むというのが圧倒的だろう。つまりは、「社員の働きやすさのため」である。その場合、経費科目は同じく「社員の働きの為の費用を集計する」という目的がある「福利厚生費」となる。経費科目にも目的・役割があるのだ。
以上のように見てみると、新年会の為の電車代は「交通費」ではなく「福利厚生費」とするのが正しいということになる。
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